Platforma SharePoint: Wszystko, co musisz wiedzieć

Platforma SharePoint jest obecnie jednym z najczęściej używanych narzędzi do zarządzania treścią i współpracy w organizacjach na całym świecie. Korzysta z niego ponad 400,000 firm, w tym około 80% przedsiębiorstw z listy Fortune 500, które używają tego rozwiązania do zarządzania dokumentami i codziennej współpracy.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej fenomenowi SharePoint, odkrywając, jak to narzędzie ułatwia codzienną pracę, przyspiesza procesy biznesowe oraz poprawia współpracę w zespołach. Dowiesz się, dlaczego SharePoint jest tak ceniony przez firmy na całym świecie i jakie korzyści może przynieść Twojej organizacji.

Czym jest Platforma SharePoint? 

Jest to narzędzie stworzone przez Microsoft, które jest takim swoistym „centralnym miejscem”, gdzie można przechowywać wszystkie ważne pliki, takie jak dokumenty, zdjęcia, filmy, wiadomości i zadania. Dzięki temu narzędziu użytkownicy mogą łatwo udostępniać te pliki innym osobom w organizacji oraz współpracować nad nimi w czasie rzeczywistym.

Rozwiązanie umożliwia tworzenie witryn internetowych dla różnych zespołów lub projektów, gdzie każdy członek zespołu ma dostęp do potrzebnych informacji. Umożliwia również przechowywanie dokumentów w jednym miejscu, kontrolowanie wersji, zarządzanie dostępem i śledzenie zmian. Dzięki integracji z Microsoft 365, SharePoint jest szczególnie ceniony przez duże przedsiębiorstwa za swoją skalowalność i elastyczność.

Różnica między SharePoint lokalnym a SharePoint online 

Platforma SharePoint występuje w dwóch wersjach: lokalnej (On-Premises) i online (Online), z unikalnymi cechami i zastosowaniami dostosowanymi do różnych potrzeb organizacji.

SharePoint lokalny to wersja, którą instalujesz i zarządzasz na własnych serwerach w firmie. Oznacza to, że masz pełną kontrolę nad infrastrukturą, bezpieczeństwem i zarządzaniem danymi. Jest to dobre rozwiązanie dla firm, które mają specyficzne wymagania dotyczące bezpieczeństwa lub które chcą mieć pełną kontrolę nad swoimi danymi. Należy jednak pamiętać, że wymaga to większych inwestycji w sprzęt i zasoby IT.

Natomiast druga wersja to rozwiązanie Online, oparte na chmurze, zarządzanej przez Microsoft. Oznacza to, że nie musisz martwić się o serwery, aktualizacje czy bezpieczeństwo, ponieważ wszystko to jest obsługiwane przez Microsoft. Jest to na pewno bardziej elastyczne rozwiązanie, które pozwala na łatwy dostęp do danych z dowolnego miejsca i urządzenia, a to z kolei duża przewaga dla organizacji, które preferują pracę zdalną czy hybrydową. SharePoint Online jest częścią pakietu Microsoft 365, co ułatwia integrację z innymi narzędziami, takimi jak Teams, OneDrive i Outlook.

Podsumowując, wybór między SharePoint lokalnym a SharePoint Online zależy od potrzeb Twojej organizacji: wersja lokalna oferuje pełną kontrolę nad infrastrukturą i danymi, podczas gdy wersja online zapewnia elastyczność i łatwy dostęp, odciążając dział IT.

Przykłady zastosowań platformy SharePoint

• Zarządzanie dokumentami: SharePoint umożliwia przechowywanie, organizowanie i udostępnianie plików, kontrolę wersji oraz zarządzanie uprawnieniami dostępu. Czy wiesz, że jeden z największych producentów samochodów na świecie – firma Toyota wykorzystuje platformę Sharepoint do zarządzania projektami i dokumentacją? To sprawia, że zespoły mogą efektywnie współpracować i śledzić postępy w różnych projektach.
• Współpraca zespołowa: Platforma Sharepoint wspiera tworzenie witryn projektowych, dzielenie się informacjami i dokumentami, a także pracę w czasie rzeczywistym dzięki wcześniej wspomninej integracji z Microsoft Teams, OneDrive i Outlook. Przykładem jest globany gigant spożywczy – firma Nestlé, która wykorzystuje rozwiązanie do zarządzania dokumentami i współpracy między zespołami na całym świecie. Platforma Sharepoint pomaga w organizacji i udostępnianiu informacji, co jest kluczowe dla tak dużej organizacji.
• Automatyzacja procesów biznesowych: SharePoint pozwala na automatyzację zadań za pomocą narzędzi takich jak Power Automate, co zwiększa efektywność i redukuje ręczne prace.

FAQ

Kluczowe funkcje platformy SharePoint  

SharePoint to wszechstronna platforma, która wspiera współpracę i zarządzanie treściami w organizacjach. Oferuje szeroki wachlarz funkcji, które ułatwiają codzienną pracę zespołową. Poniżej przedstawiamy kilka głównych funkcji platformy SharePoint.

Strony i kolekcje witryn

Platforma SharePoint pozwala tworzyć strony i witryny, które można dostosować do potrzeb zespołu. Można na nich umieszczać różne informacje, takie jak ogłoszenia, dokumenty czy kalendarze. Dzięki temu członkowie zespołu mają łatwy dostęp do wszystkich potrzebnych danych w jednym miejscu.

Listy i biblioteki 

Listy i biblioteki służą do przechowywania i organizowania danych oraz dokumentów. Te pierwsze mogą zawierać zadania, kontakty, czy inne informacje, które są ważne dla zespołu. Natomiast biblioteki dokumentów umożliwiają przechowywanie plików, które można łatwo udostępniać i edytować.

Strony i elementy sieciowe

SharePoint umożliwia tworzenie stron internetowych i dodawanie różnych elementów, takich jak obrazy, filmy, dokumenty i inne multimedia. Dzięki temu strony są atrakcyjne i funkcjonalne, a zespoły mogą łatwo dzielić się informacjami i zasobami.

Aplikacje i dodatki

SharePoint współpracuje z różnymi aplikacjami i dodatkami, które rozszerzają jego możliwości. Można korzystać z gotowych aplikacji, takich jak kalendarze, ankiety czy narzędzia do zarządzania projektami, lub tworzyć własne aplikacje, które spełniają specyficzne potrzeby organizacji.

Przepływy pracy i formularze

SharePoint pozwala automatyzować procesy biznesowe za pomocą przepływów pracy i formularzy. Przepływy pracy mogą obejmować zatwierdzanie dokumentów, zarządzanie zadaniami czy inne procesy, które usprawniają codzienną pracę. Z kolei formularze umożliwiają zbieranie danych od użytkowników w uporządkowany sposób.

Platforma SharePoint do zarządzania dokumentami 

Przegląd zarządzania dokumentami w SharePoint

SharePoint to potężne narzędzie do zarządzania dokumentami, które umożliwia zespołom przechowywanie, organizowanie i współdzielenie plików w jednym miejscu. W efekcie użytkownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do potrzebnych dokumentów, pracować nad nimi wspólnie i śledzić ich zmiany.

Jak tworzyć i zarządzać bibliotekami dokumentów?

Biblioteki dokumentów w SharePoint pozwalają na przechowywanie i organizowanie plików w strukturze folderów. Aby utworzyć bibliotekę dokumentów, wystarczy wybrać odpowiednią opcję w menu SharePoint, a następnie nadać jej nazwę. W bibliotece można tworzyć foldery, przesyłać pliki oraz zarządzać nimi za pomocą różnych narzędzi dostępnych w SharePoint.

Jak organizować i wyszukiwać dokumenty w SharePoint?

SharePoint oferuje zaawansowane funkcje organizacji i wyszukiwania dokumentów. Użytkownicy mogą tworzyć foldery, tagować dokumenty oraz korzystać z metadanych, aby łatwiej je znaleźć. Wyszukiwarka SharePoint umożliwia szybkie odnalezienie potrzebnych plików na podstawie słów kluczowych, dat, autorów i innych kryteriów.

Jak korzystać z kontroli wersji w SharePoint?

Kontrola wersji w SharePoint pozwala śledzić zmiany w dokumentach i przywracać wcześniejsze wersje w razie potrzeby. Każda zmiana w dokumencie jest zapisywana jako nowa wersja, co umożliwia śledzenie historii edycji i współpracy nad plikiem. Użytkownicy mogą również dodawać komentarze do poszczególnych wersji, co ułatwia komunikację i współpracę.

Jak ustawić uprawnienia i zabezpieczenia dla dokumentów?

SharePoint umożliwia szczegółowe zarządzanie uprawnieniami i zabezpieczeniami dla dokumentów. Administratorzy mogą ustawiać różne poziomy dostępu dla użytkowników i grup, kontrolując, kto może przeglądać, edytować lub usuwać pliki. Dzięki temu dokumenty są chronione przed nieautoryzowanym dostępem, a jednocześnie dostępne dla osób, które ich potrzebują.

FAQ

SharePoint do współpracy zespołowej 

Przegląd współpracy zespołowej w SharePoint 

SharePoint to potężne narzędzie, którego główną zaletą w zakresie współpracy zespołowej jest możliwość kooperacji w czasie rzeczywistym. W jaki sposób? Dzięki funkcjom takim jak współdzielenie dokumentów, wersjonowanie i integracja z innymi narzędziami Microsoft 365, praca zespołowa w organizacjach staje się bardziej efektywna i zorganizowana.

Jak tworzyć i zarządzać witrynami zespołowymi?

Tworzenie nowej witryny zespołowej w SharePoint jest proste i intuicyjne. Wystarczy kilka kroków, aby skonfigurować uprawnienia i role użytkowników.

W przypadku tworzenia witryny zespołowej:

1. Rozpoczęcie: Zaloguj się do SharePoint, wybierz „Utwórz witrynę” i typ witryny zespołowej.
2. Konfiguracja: Podaj nazwę, opis i ustawienia prywatności witryny.
3. Szablon: Wybierz i dostosuj odpowiedni szablon.

W sytuacji zarządzania witryną zespołową:

1. Uprawnienia: Skonfiguruj role użytkowników (właściciel, członek, gość).
2. Organizacja zawartości: Twórz biblioteki dokumentów, listy i strony. Używaj folderów i metadanych.
3. Personalizacja: Dostosuj wygląd i układ witryny.
4. Monitorowanie aktywności: Śledź aktywność użytkowników za pomocą narzędzi analitycznych.

Najlepsze praktyki:

1. Regularne aktualizacje: Utrzymuj aktualność zawartości.
2. Szkolenia: Organizuj szkolenia dla zespołu.
3. Feedback: Zbieraj opinie użytkowników i wprowadzaj ulepszenia.

Jak korzystać z SharePoint do komunikacji i współpracy z członkami zespołu?

SharePoint oferuje różnorodne narzędzia komunikacyjne, takie jak listy dyskusyjne, blogi i wiki. Integracja z Microsoft Teams i Outlookiem dodatkowo ułatwia komunikację i współpracę, umożliwiając szybkie udostępnianie informacji i dokumentów.

Jak korzystać z SharePoint do zarządzania projektami?

Platforma SharePoint wspiera zarządzanie projektami poprzez funkcje m.in. takie jak: listy zadań, kalendarze i śledzenie postępów. Można ją dostosować do różnych metodologii zarządzania projektami, takich jak Agile czy Scrum, co pozwala na elastyczne i efektywne zarządzanie zadaniami i zasobami.

Jak korzystać z SharePoint do organizacji spotkań i wydarzeń?

Tworzenie i zarządzanie kalendarzami zespołowymi w SharePoint jest intuicyjne i wygodne. SharePoint wspiera organizację spotkań od planowania po udostępnianie materiałów po spotkaniu, co pozwala na lepszą organizację i efektywność pracy zespołu. W praktyce wygląda to tak:

1. Tworzenie kalendarzy zespołowych 

Dodaj kalendarz do witryny zespołowej, wybierając opcję „Dodaj aplikację” i „Kalendarz”. Dostosuj ustawienia, takie jak uprawnienia dostępu i widoki.

2. Planowanie spotkań 

Dodawaj wydarzenia, takie jak spotkania i terminy projektów, klikając na datę w kalendarzu. Zapraszaj uczestników, wysyłając zaproszenia e-mail bezpośrednio z kalendarza.

3. Zarządzanie wydarzeniami 

Śledź odpowiedzi na zaproszenia i ustaw przypomnienia o nadchodzących wydarzeniach.

4. Udostępnianie materiałów 

Dodawaj załączniki do wydarzeń, takie jak agendy i dokumenty. Po spotkaniu dodaj notatki i podsumowania.

5. Integracja z innymi narzędziami 

SharePoint integruje się z Microsoft Teams i Outlookiem, umożliwiając organizację spotkań online i synchronizację kalendarzy.

FAQ

SharePoint do automatyzacji procesów biznesowych

Platforma SharePoint oferuje narzędzia, które umożliwiają automatyzację procesów biznesowych, co może znacząco zwiększyć efektywność i produktywność. Dzięki funkcjom takim jak przepływy pracy, formularze i integracja z Power Automate, można zautomatyzować rutynowe zadania i procesy, minimalizując ręczne interwencje.

Jak korzystać z SharePoint do automatyzacji przepływów pracy i form?

1. Tworzenie przepływów pracy: SharePoint umożliwia tworzenie przepływów pracy, które automatyzują procesy takie jak zatwierdzanie dokumentów, zarządzanie zadaniami czy powiadomienia. Można korzystać z wbudowanych szablonów lub tworzyć własne przepływy pracy za pomocą Power Automate.
2. Automatyzacja formularzy: Dzięki integracji z Power Apps, można tworzyć dynamiczne formularze, które automatycznie przesyłają dane do odpowiednich miejsc w SharePoint. Formularze mogą być dostosowane do specyficznych potrzeb biznesowych, co ułatwia zbieranie i przetwarzanie informacji.
3. Integracja z innymi narzędziami: SharePoint integruje się z wieloma narzędziami Microsoft 365, co umożliwia automatyzację procesów na różnych platformach. Na przykład, można zautomatyzować przepływy pracy między SharePoint, Teams i Outlookiem, co pozwala na płynne zarządzanie zadaniami i komunikacją.

Platforma SharePoint a bezpieczeństwo

SharePoint może całkowicie odmienić sposób zarządzania dokumentami i plikami. To niezawodne i wygodne narzędzie wyróżnia się również wysokim poziomem bezpieczeństwa. Korzystając z SharePoint, masz pewność, że Twoje pliki są skutecznie chronione przed nieautoryzowanym dostępem. Skąd ta pewność?

SharePoint zapewnia bezpieczeństwo danych poprzez zaawansowane mechanizmy ochrony, takie jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu i monitorowanie aktywności. Dzięki tym funkcjom, dane przechowywane w SharePoint są chronione przed nieautoryzowanym dostępem i zagrożeniami zewnętrznymi.

Przykłady narzędzi i funkcji SharePoint do zapewnienia bezpieczeństwa

• Szyfrowanie danych: SharePoint używa szyfrowania zarówno w trakcie przesyłania danych, jak i podczas ich przechowywania, co zapewnia ochronę przed przechwyceniem informacji.
• Kontrola dostępu: Umożliwia zarządzanie uprawnieniami użytkowników, określając, kto może przeglądać, edytować lub zarządzać zawartością.
• Audyt i monitorowanie: SharePoint oferuje narzędzia do monitorowania aktywności użytkowników i generowania raportów, co pomaga w wykrywaniu i reagowaniu na potencjalne zagrożenia.
• Zarządzanie tożsamością: Integracja z Azure Active Directory umożliwia zarządzanie tożsamościami użytkowników i kontrolę dostępu na poziomie organizacyjnym.

Wskazówki dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa dla użytkowników SharePoint

• Regularne aktualizacje: Upewnij się, że oprogramowanie SharePoint jest regularnie aktualizowane, aby korzystać z najnowszych zabezpieczeń.
• Szkolenia: Organizuj szkolenia dla użytkowników, aby zwiększyć ich świadomość na temat najlepszych praktyk bezpieczeństwa.
• Silne hasła: Zachęcaj użytkowników do stosowania silnych, unikalnych haseł i regularnej ich zmiany.
• Dwuskładnikowe uwierzytelnianie: Wprowadź dwuskładnikowe uwierzytelnianie, aby dodatkowo zabezpieczyć dostęp do danych.
• Regularne audyty: Przeprowadzaj regularne audyty bezpieczeństwa, aby identyfikować i eliminować potencjalne zagrożenia.

Podsumowanie

Platforma SharePoint automatycznie organizuje wszystkie zmieniające się dane i dokumenty, umożliwiając zespołowi skoncentrowanie się na kluczowych działaniach. Dzięki SharePoint, zarządzanie informacjami staje się bardziej efektywne, co pozwala zespołom na lepszą współpracę i realizację celów biznesowych firmy

Jeśli chcesz w pełni wykorzystać potencjał SharePoint w swojej organizacji, warto skorzystać z usług profesjonalistów. summ-it specjalizuje się we wdrażaniu rozwiązań Microsoft 365, w tym SharePoint. Wdrożyliśmy rozwiązanie Sharepoint dla firmy Żabka, co pozwoliło na zdigitalizowanie procesów pracy i poprawę przepływu informacji w całej firmie.

Jeśli masz dodatkowe pytania – jeden z naszych ekspertów chętnie Ci pomoże.

Umów się na bezpłatną konsultację i sprawdź, czy SharePoint jest tym, czego potrzebuje Twoja firma.