Wykorzystanie hurtowni danych w controllingu

Skuteczne zarządzanie organizacją wymaga podejmowania świadomych decyzji biznesowych, opartych na wiarygodnych i precyzyjnych danych, które są obarczone niskim ryzykiem błędu. Dlatego w nowoczesnym biznesie bardzo istotną rolę odgrywają zaawansowane narzędzia analityczne, jak również procesy controllingu. Ciekawym zagadnieniem jest wykorzystanie hurtowni danych w controllingu. Zobacz, jak to wygląda w praktyce.

Co to jest controlling i jaką rolę odgrywa w firmie?

Controlling jest często określany jako nowa funkcja zarządzania lub też rozwiązanie, który stanowi spoiwo dla wszystkich procesów zachodzących w informacji. To dlatego, że jest skoordynowanym, zintegrowanym i obejmującym całe przedsiębiorstwo systemem wspomagania strategicznego i operacyjnego zarządzania przedsiębiorstwem.

Zadania controllingu obejmują wsparcie i koordynację:

planowania, czyli ustalania celów strategicznych przedsiębiorstwa,
kontroli realizacji procesów operacyjnych – polega to na porównywaniu stanu faktycznego w firmie z zamierzeniami. System analizuje skalę odchyleń od oczekiwanych rezultatów,
przeprowadzania działań korygujących,
komunikacji między poszczególnymi ośrodkami decyzyjnymi w organizacji,
a nawet motywowania, czyli wynagradzania w zależności od efektywności.

Wdrożenie controllingu pozwala zatem:

zoptymalizować wykorzystanie zasobów firmy i przejąć nad nimi pełną kontrolę – to prowadzi do zwiększenia efektywności działania oraz obniżenia kosztów,
usprawnić proces decyzyjny w firmie – dane z systemu controllingu pozwalają lepiej przewidywać kolejne wydarzenia, a co za tym idzie podejmować świadome kroki inwestycyjne,
ułatwić zarządzanie firmą – zwłaszcza, gdy organizacja jest duża i rozproszona.

Warto przy tym pamiętać, że wdrożenie controllingu ma sens i przynosi wymierne korzyści tylko wówczas, gdy jest ona narzędziem realnego zarządzania, a nie tylko „dostawcą” raportów, które nie niosą za sobą wartości funkcjonalnej dla firmy. Właśnie z tego powodu tak ważne jest wykorzystanie hurtowni danych w controllingu.

Co to jest hurtownia danych?

Hurtownia danych jest jednym z kluczowych elementów systemów Business Intelligence, a więc służących do realizowania zaawansowanych zadań analitycznych. Czym jest w praktyce? Jest to duży zbiór danych pochodzących z różnych źródeł w organizacji. Mogą one docierać tam w rozmaitych formatach, począwszy od baz relacyjnych, przez arkusze kalkulacyjne, aż po pliki XML, tekstowe, a nawet formaty multimedialne. Są one przekształcane i ujednolicane – tak, aby uzyskały spójność i mogły być poddane pogłębionej analizie dla uzyskania kompleksowych informacji o stanie organizacji i prognozowania jej przyszłości.

Wdrożenie dobrej jakości hurtowni danych zintegrowanej z docelowym oprogramowaniem analitycznym pozwala:

usprawnić proces przetwarzania danych – bez ryzyka strat informacji,
pogłębić i poszerzyć zakres ich wykorzystania – to możliwe dzięki dokładnemu uporządkowaniu danych w centralnej hurtowni, a także tworzeniu hurtowni tematycznych, poświęconych konkretnym typom informacji,
zwiększyć wiarygodność danych – jest to możliwe m.in. dzięki stałemu aktualizowaniu informacji, a także precyzji, z jaką są one „opracowywane” w systemie zarządzania,
zintegrować informacje z różnych działów firmy – tak, aby analityk danych czy analityk BI zyskał pełen obraz sytuacji, jaka ma w niej miejsce.

Jak zatem widać wykorzystanie hurtowni danych w controllingu jest naturalną koleją rzeczy. System taki pozwala zebrać i przetworzyć wszystkie niezbędne dane do wspierania zarządzaniem firmy i podejmowania kluczowych decyzji rozwojowych.

Wykorzystanie hurtowni danych w controllingu w praktyce

Wiedząc, czym jest analityka biznesowa, można jasno stwierdzić, że jest to system o bardzo dużym Dane zawarte w hurtowni są uporządkowane tematycznie, zintegrowane i, co ważne, zawierają określony wymiar czasowy i są „nieulotne”. Daje to więc możliwość prowadzenia pogłębionych porównań wyników firmy w różnych ramach czasowych i zestawiania ze sobą różnych informacji historycznych. W efekcie stosowanie hurtowni danych to podstawa skutecznego controllingu – szczególnie w średnich i dużych firmach, które korzystają z rozbudowanych systemów informatycznych.

Od czego zatem zacząć? Pierwszy krok to dokładne zbadanie potrzeb firmy i tego, w jakim zakresie Hurtownie danych wspomagają controlling, ponieważ pozwalają na prezentację danych w ujednoliconych, a zarazem uproszczonych strukturach – dają więc łatwy dostęp do niezbędnych informacji i zapewniają pożądaną elastyczność.

W efekcie dane, które są wprowadzane do hurtowni, mogą być przetwarzane przez rozmaite narzędzia stosowane w controllingu. Wśród tych najważniejszych warto wymienić:

SIK – systemy informowania kierownictwa,
Data Mining – systemy BI, których celem jest przewidywanie zdarzeń oraz wyszukiwanie informacji w sytuacjach, gdy kryteria są słabo skonkretyzowane,
SWD, a więc systemy wspomagania decyzji, które dostarczają danych analitycznych pozwalających rozwiązywać problemy niestrukturalne i obierać najbardziej opłacalne, zgodnie z rachunkiem prawdopodobieństwa, kierunki działania,
SES – systemy ewidencyjno-sprawozdawcze,
OLAP – to system przetwarzania danych z wykorzystaniem wielowymiarowej bazy danych, który może być wykorzystany np. do analizowania trendów sprzedaży lub analiz finansowych. Odpowiednio dobrana architektura hurtowni danych umożliwia wsparcie tej technologii.

Zalety korzystania z hurtowni danych w controllingu

Korzystanie z hurtowni danych w controllingu niesie za sobą wiele korzyści. Najważniejsze to:

optymalizacja procesów controllingowych – zarówno pod względem czasowym, jak i finansowym, co wynika z bardzo łatwego dostępu do informacji, które zostały już wstępnie „obrobione” i przygotowane do analizy,
możliwość szybkiego skonsolidowania informacji pochodzących z wielu źródeł – to szczególnie istotne przy bardzo rozbudowanej strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa, np. wielu oddziałach czy wysokim poziomie skomplikowania komórek zadaniowych firmy,
możliwość analizowania danych w ujęciu historycznym – hurtownia danych pozwala porządkować nawet informacje gromadzone przez długie lata, co daje naprawdę szeroką perspektywę oglądu,
bardzo wysoka jakość analizowanych danych – sposób funkcjonowania hurtowni danych sprawia, że są one bardzo wartościowym i wiarygodnym źródłem informacji, co sprawia, że można im zaufać,
zapewnienie łatwego dostępu do danych wszystkim, którzy ich potrzebują – zazwyczaj procesy controllingu są nadzorowane przez szerszy zespół, a do wyników analityki dostępu potrzebuje cała kadra zarządzająca. Z hurtownią danych to nie problem,
przejrzysta prezentacja informacji o firmie – w hurtowni danych można nie tylko ujednolicić i zorganizować dane, ale też przełożyć je na klarowną prezentację wizualną. Raporty w takiej postaci można szybko przeanalizować, przez co również procesy decyzyjne ulegają skróceniu,
możliwość zintegrowania wszystkich kluczowych informacji w jednym miejscu – tylko wówczas, gdy controlling odbywa się w oparciu o pełen zakres danych dotyczących funkcjonowania firmy, przynosi oczekiwane efekty. Hurtownia danych to umożliwi.

Podsumowując zatem, można powiedzieć, że wykorzystanie hurtowni danych w controllingu prowadzi do wypełnienia luki informacyjnej. Informacje dostarczane przez hurtownię są dostępne natychmiast, w przystępnej postaci i zawsze aktualne. Dzięki temu procesy związane z planowaniem i nadzorowaniem działalności firmy są realizowane świadomie, w oparciu o zweryfikowane dane i z bardzo niskim ryzykiem popełnienia błędu.

Z powyższych powodów coraz więcej średnich i dużych organizacji decyduje się na inwestycję w nowoczesną hurtownię danych oraz inne narzędzia z obszaru analityki BI. Ich wdrożenie przekłada się na lepsze funkcjonowanie firmy – zarówno w perspektywie krótkofalowej, jak i na przestrzeni długiego czasu. Warto zatem zainteresować się tym rozwiązaniem technologicznym i skorzystać z niego w praktyce.