BI Systemy zarządzania bazą danych

Baza danych jest systemem, którego zadaniem jest przechowywanie dużych zbiorów informacji – tak, aby zapewnić im bezpieczeństwo, a jednocześnie zagwarantować użytkownikom łatwy i wygodny dostęp do potrzebnych danych oraz dać szansę na ich przetwarzanie. Aby jednak było to możliwe, niezbędne są też systemy zarządzania bazą danych. Dowiedz się, czym są oraz jak działają.

BI systemy zarządzania bazą danych – co to jest?

Zanim przejdziemy do omówienia systemów zarządzania bazami danych, warto wyjaśnić, czym jest samo BI. Skrót ten odnosi się do określenia Business Intelligence, które można na polski przetłumaczyć jako analityka biznesowa. Do tej grupy zaliczają się różnego rodzaju systemy, które pozwalają na integrację szerokich zasobów danych dotyczących organizacji. Ich zadaniem jest takie przetworzenie uzyskanych informacji, aby stały się one wiarygodnymi wskazówkami o obecnym stanie firmy, trendach związanych z jej działalnością, a także wsparciem w podejmowaniu słusznych decyzji inwestycyjnych.

Z uwagi na tak szeroką funkcjonalność, systemy BI z roku na rok zyskują na popularności. Dziś – z uwagi na skalowalność – są stosowane nie tylko w bardzo dużych, międzynarodowych korporacjach, ale także w średniej wielkości przedsiębiorstwach, które chcą podnieść swoją konkurencyjność.

Wszystkie systemy BI opierają się na szerokich bazach danych. Najczęściej wykorzystują one tzw. hurtownie danych, które stanowią agregaty informacji z różnych źródeł i zapewniają ich ujednolicenie do dalszego przetwarzania. I to właśnie operacjami na takich danych „zajmują” się BI systemy zarządzania bazą danych.

Na czym polega działanie BI systemów zarządzania bazą danych?

BI systemy zarządzania bazą danych, podobnie jak inne oprogramowanie tej klasy, powstaje po to, aby umożliwić realizację wszelkich operacji na danych wprowadzonych do bazy. Dlatego też od jego jakości zależą m.in. dokładność oraz jakość analiz i raportów, które generuje oprogramowanie klasy BI.

O jakich dokładnie operacjach na danych mowa? To bardzo szeroka grupa czynności, która obejmuje m.in.:

wprowadzanie i wyprowadzanie danych,
ich zapamiętywanie i przechowywanie,
wyszukiwanie informacji i ich prezentację,
aktualizowanie danych,
kodowanie i dekodowanie informacji w bazie danych,
wykonywanie działań arytmetycznych, statystycznych, algebraicznych oraz logicznych na zbiorach danych,
operacje algebry relacji oraz teoriomnogościowe.

Oznacza to, że odpowiednio dobrany system zarządzania bazą danych pozwala przyspieszyć procesy analityczne, a także pogłębić dokonywane kalkulacje i zwiększa użyteczność uzyskanych danych wynikowych.

Warto przy tym wiedzieć, że nowoczesne bazy danych mogą być wyposażone w dodatkowe mechanizmy, na przykład takie, które pozwalają na:

stworzenie graficznego środowiska będącego podstawą interfejsu użytkownika,
tworzenie hurtowni danych,
integrację lokalnej bazy danych z chmurą obliczeniową – po to, aby zapewnić do niej zdalny dostęp.

Możliwości jest oczywiście znacznie więcej, a to, z jakich opcji się skorzysta, zależy od potrzeb danej organizacji, a także skali jej działalności oraz budżetu na inwestycję w system Business Intelligence.

Jakie są zadania systemu zarządzania bazą danych?

System zarządzania bazą danych pozwala przeprowadzać wszelkie operacje na informacjach wprowadzanych do zbiorze. Co jednak dokładnie daje? Oto jego kluczowe funkcjonalności.

Możliwość tworzenia nowych baz danych

System zarządzania bazą danych jest niejako „środowiskiem operacyjnym” do tworzenia nowych baz danych – oznacza to, że wybór systemu zarządzania bazą danych musi poprzedzać proces utworzenia zbioru informacji.

Opcja selektywnego dostępu do danych

Mówiąc prościej – chodzi o to, że BI system zarządzania bazą danych daje możliwość przesyłania zapytań po to, aby uzyskać konkretne wyniki. Można zatem np. filtrować informacje, prosić system o zestawienie ze sobą poszczególnych kategorii danych itp. To zadanie, które realizuje analityk danych lub analityk biznesowy.

Zapewnienie bezpiecznego przechowywania zbiorów danych

Odpowiednio dobrany system zarządzania bazą danych gwarantuje zarówno bezpieczeństwo umieszczanych tam informacji, jak również stabilny dostęp do nich oraz sprawne przetwarzanie zapytań. Jest również gwarantem integralności danych – zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej.

Ochrona dostępu do danych

W systemie zarządzania bazą danych możliwe jest przyznawanie różnych poziomu dostępu do informacji – tak, aby np. pracownicy niższych szczebli menedżerskich otrzymywali tylko dane, które nie są objęte tajemnicą firmową. W systemie można również przypisać hasła do baz danych, co stanowi dodatkowe zabezpieczenie przed wyciekiem newralgicznych informacji.

Integracja z innymi systemami

Narzędzia z obszaru Business Intelligence nie działają w „próżni”, co oznacza, że muszą być powiązane z innym oprogramowaniem stosowanym w firmie – np. z systemem ERP, CRM czy księgowo-rozliczeniowym. Sprawna „komunikacja” między tymi aplikacjami to najlepsza gwarancja stałej wymiany informacji i ich bieżącej aktualizacji.

Optymalizacja procesów analitycznych

Odpowiednio dobrany system zarządzania bazą danych BI sprawia, że przeprowadzanie analiz – zarówno tych bardzo prostych, jak i uwzględniających wiele zmiennych – przebiega w krótkim czasie, bez błędów oraz konieczności wykonywania dużej ilości pracy przez człowieka. W efekcie korzystanie z optymalnego systemu przekłada się na szybkość prowadzenia analityki biznesowej, jej niższe koszty oraz minimalizację zasobów niezbędnych do administrowania zbiorem informacji.

Jak wybrać odpowiedni system zarządzania bazą danych BI?

Wdrożenie systemu BI to ważny krok dla firmy, który jednocześnie stanowi efekt wieloetapowego procesu. Dlatego odpowiedź na pytanie o to, jaki system zarządzania bazą danych powinien zostać wybrany, nie jest prosta. Wiele zależy od profilu działalności firmy, skali, na jaką działa oraz oczekiwań wobec danych dostarczanych przez analitykę biznesową.

Właśnie dlatego proces wdrożenia systemu BI powinien zostać pogłębionym audytem potrzeb organizacji. Na tym etapie warto podjąć współpracę z ekspertami i:

przyjrzeć się obecnym procesom biznesowym w firmie,
sprawdzić, jakie oprogramowanie jest obecnie wykorzystane w organizacji, z ilu baz danych się w niej korzysta i jakie są możliwości ich integracji,
wyraźnie określić cele, dla których ma być wprowadzona analityka biznesowa – czy chodzi wyłącznie o określanie trendów związanych z działaniami firmy, prognozowanie, jakie efekty będą miały poszczególne decyzje, czy zastosowanie sztucznej inteligencji w proces ich podejmowania? Możliwości jest wiele, a od oczekiwań zależy również to, jaki system zarządzania bazą danych BI zostanie wybrany.

Pamiętaj przy tym, że proces wdrożenia BI jest zazwyczaj długotrwały. I wcale nie chodzi tutaj o czas faktycznych prac, jakie są wykonywane w firmie, aby zintegrować oprogramowanie i bazy danych. Chodzi bardziej o kwestię dobrania i przygotowania konkretnych, dedykowanych rozwiązań. Jednak to właśnie od analizy przedwdrożeniowej w dużej mierze zależy opłacalność całej inwestycji.

Pamiętaj przy tym, że system zarządzania bazą danych, jak i całe oprogramowanie BI powinno zostać dopasowane do realnych, a nie „projektowanych” potrzeb firmy. Nie ma sensu inwestowanie w wielofunkcyjną i bardzo pogłębioną analitykę biznesową, jeśli masz wrażenie, że nie wykorzystasz pełnego potencjału tego rozwiązania. Znacznie lepiej jest postawić na skalowalny system, którego możliwości można z czasem poszerzyć. W ten sposób system BI może się rozwijać wraz z Twoją organizacją.